Digitale Buchhaltung

Digitale Buchhaltung

Die Buchführung gehört zu den leidigen Pflichten vieler Unternehmer, ist aber auch das Mittel schlechthin, um die Unternehmensfinanzen im Blick zu behalten. Das macht die Buchführung und, wichtiger noch, die Auswertungen derselben in Form von BWAs, Summen- und Saldenlisten etc. zu einem wichtigen Instrument der Unternehmensführung und -steuerung. Insbesondere für größere Unternehmen stellt die Buchführung aber auch eine gewisse logistische Hürde dar. Sie kostet Zeit, Geld und nimmt viel Platz ein, im wörtlichen Sinne.
Die Hürde »Zeit« lässt sich leicht überwinden. Viele mittelständische Unternehmen lassen die Buchführung von einem selbständigen Buchhalter oder von ihrer Steuerberatungskanzlei erledigen. Das eigene Personal übernimmt nur noch vorbereitende Arbeiten und wird somit stark entlastet. Es kann sich den wesentlichen Aufgaben im Unternehmen zuwenden. Zwar ist es nicht billig, die Buchführung extern durchführen zu lassen, dafür steht das eigene Personal zur Verfügung, um Umsatz zu generieren.
Es bleibt noch das Platzproblem. Der Gesetzgeber sieht vor, dass die Originalbelege für die Buchhaltung 10 Jahre aufgehoben werden müssen. Das kann einen immensen Aktenstapel zur Folge haben. Auch der Transprt dieser Akten vom Unternehmen zum Buchhalter und zurück kann einen erheblichen Aufwand darstellen. Der Aufbewahrungspflicht kann man nicht entgehen, aber es ist möglich, die Buchhaltungsbelege außerhalb des Büros sicher einzulagern und so Platz im eigenen Archiv zu lassen, ohne auf die Möglichkeit zu verzichten, täglich auf die Buchhaltungsbelege zuzugreifen. Möglich ist das mit Hilfe einer digitalen Buchführung.
Die Originalbelege werden digitalisiert – vielfach gehen die Belege heute sogar in digitaler Form ein – und in digital gespeichert. Man hat ständigen Zugriff auf die Unterlagen und kann diese doch auslagern. Die digitalisierten Belege lassen sich außerdem problemlos an den Steuerberater schicken. Der erhält so die Belege zeitnah und kann bei Bedarf die Buchführung täglich fortführen, sodass auch große Unternehmen Ihre Buchhaltung problemlos fristgerecht erledigen lassen können. Dieses Vorgehen erleichtert die Arbeit auf allen Seiten und man kommt dem papierlosen Büro ein gutes Stück näher. Dennoch muss betont werden: Das Digitalisieren der Belege befreit den Unternehmer nicht von seiner Pflicht, die Originalbelege 10 Jahre lang aufzubewahren.
Doch die digitale Buchhaltung fängt bei der Digitalisierung von Belegen erst an. Um die ganze Palette von Vorteilen der modernen Kommunikationstechnologien ausnutzen zu können, lohnt sich die Zusammenarbeit mit der Bank. Diese kann auch Kontoumsätze in digitaler Form zur Verfügung stellen und so die Buchführung immens erleichtern. Der Buchhalter braucht die Umsätze bloß noch kontieren und in die Buchhaltungssoftware einlesen. Sogar dieser Prozess kann aber noch erleichtert werden. Es gibt technische Möglichkeiten die Kontierung unter Zuhilfenahme des Buchungstextes des jeweiligen Bankumsatzes automatisiert vornehmen zu lassen. Auch einige Banken selbst bieten bereits vorkontierte Kontodaten an.
Digitale Buchführung bringt uns schon heute einige Erleichterungen und wird uns sicher auch in Zukunft noch einige weitere Vorteile bringen. Eine Umstellung lohnt sich fast immer. Im Gespräch mit dem Buchhalter oder Steuerberater können sinnvolle Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeiten besprochen werden. Auf lange Sicht kann die Digitalisierung der Buchhaltung auf die eine oder andere Weise dieses leidige Thema erheblich vereinfachen und dem Unternehmen bei der Kosteneinsparung helfen. Dem Unternehmer wird dabei mehr Raum für die wesentlichen Dinge gegeben.
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Die digitale Finanzbuchführung

Die digitale Finanzbuchführung ( Buchführung mit Zukunft)

Es ist für kleine, mittlere und große Unternehmen lohnenswert, die Finanzbuchführung zu digitalisieren. Der Umstieg auf digitale Buchführung ist technisch innerhalb eines kurzen Zeitfensters möglich, bedarf allerdings etwas Vorbereitungszeit. Technisch ist der Umstieg von analoger zur digitalen Buchführung meist kein Problem. Direkt nach dem Umstieg können Firmen von den vielen Vorteilen einer digitalen Finanzbuchführung profitieren. Das Belegbild, also die Rechnungsinformation, ist unmittelbar mit dem Buchungssatz verknüpft und kann jederzeit bei der Durchsicht der Buchhaltung eingesehen werden. Das hat gegenüber anderen Marktteilnehmern, beispielsweise Investoren oder Banken, eine erhöhte Transparenz zur Folge. Als Grundlage für den so wichtigen Jahresabschluss ist eine digitale Buchhaltung dadurch insgesamt revisionssicherer.

Unmittelbar vor Monatsende eingehende Eingangsrechnungen mussten bisher bei einer Papierbuchhaltung zur zeitnahen Einreichung kopiert werden, durch die digitale Bereitstellung gehen diese sogenannten Überhangsbelege nun periodengerecht in die Buchhaltung ein. Zu Reklamations- oder Prüfungszwecken verbleibt das Original im Unternehmen. Die Vorsteuer dieser Überhangsrechnungen kann periodengerecht geltend gemacht werden. Für ein Unternehmen ergeben sich daraus nicht unerhebliche Zinsvorteile. Die Ergebnisse einer digitalen Finanzbuchhaltung sind zu jeder Zeit und rund um die Uhr einsehbar. Also nicht nur die offenen Posten, sondern auch Salden- oder Summenlisten sowie sämtliche betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Während der Jahresabschlussarbeiten erfährt das Controlling durch eine digitale Finanzbuchführung eine ganz neue Qualität.

Weil Informationen der Buchhaltung in Form der Rechnung direkt hinter dem Buchungssatz abgelegt sind, erübrigen sich durch den Einsatz einer digitalen Buchführung lästige Rückfragen. Klassische Pendelordner gehören selbstverständlich ab dem Zeitpunkt der Einführung einer digitalen Finanzbuchführung ebenfalls der Vergangenheit an. Nicht nur die Rechnungslegungsinformation kann mithilfe der digitalen Buchführung mit dem Buchungssatz verknüpft werden. Auch die Zins- und Tilgungspläne eines neu aufgenommenen Darlehens lassen sich dank der digitalen Finanzbuchführung ohne Weiteres hinterlegen. Bei der Bilanzerstellung erspart man sich also aufwendige Rückfragen. Steht in den Folgejahren einmal eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt an, so dient das Digitalfoto vom Erwerb eines Firmenwagens mit Werkstatteinbauten als Beweis, dass es sich von Anfang an tatsächlich um einen rein betrieblich genutzten Wagen gehandelt hat.

Digitale Finanzbuchhaltung ist also äusserst kreativ und setzt dem Einfallsreichtum von Unternehmen kaum Grenzen. Diese neue, innovative und moderne Form der Buchführung ist nur mit einer geringen Mehrinvestition verbunden. Es ist für die Zukunft zu erwarten, dass die Systeme zur digitalen Finanzbuchführung nochmals intelligenter werden. Zu beachten ist auch, dass das Signaturgesetz mittlerweile entschärft wurde. Daher ist eine Übermittlung von digitalen Rechnungen zum Vorsteuerabzug auch ohne Signatur zugelassen. Vor dem Hintergrund immer enger werdender Margen für die Wirtschaft ist damit zu rechnen, dass digitale Finanzbuchführung auch ein wichtiges Wettbewerbskriterium werden wird.

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